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軟件需求是每個軟件開發的開端與基礎。在軟件項目管理的需求分析階段，雙方需要全方面地盡可能細致地討論項目的應用背景、功能要求、性能要求、操作界面要求、與其他軟件的接口要求，以及對項目進行評估的各種評價標準。在進行需求分析時，可以首先分析客戶原有系統的建設情況，對客戶的原有產品進行分析，明確建設目標等。
合同中規定的內容往往都是模糊不清的，需求不明確，或者只有幾行說明，而且還可能有大斷的套話、官話。對于項目參與者往往對客戶業務不一定了解，如果對客戶真實想要的需求沒有真實了解，往往會導致后期無何止的修改。
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。知名組織管理學家巴納德認為“溝通是把一個組織中的成員聯系在一起，以實現共同目標的手段”。
1)態度上要尊重對方，但不謙恭。謙恭可能會讓用戶一時感到滿意，但對長期合作并沒有好處，尤其是在發生沖突的時候，用戶會習慣性地感到自己的優勢，而忽略分析人員地意見。
在現實軟件開發過程中，許多軟件產品卻時常陷入質量低下、甚至軟件不符合用戶需求的旋渦。究其根源，有以下幾個方面:
工程項目管理軟件相對于一般的工具來說，它的使用除了會基本操作，會做項目申請，項目立項、會建立活動、會提交工時表、懂需求變更，會利用工具做報表等等，更重要的是需要懂得軟件本身之于企業、個人的要求和效用；要理解工程項目管理軟件背后蘊含的項目管理理論和項目管理思想。而不僅僅像一般的工具那樣，懂得操作的方法就行了。
建筑工程項目管理軟件作為一種項目管理的工具，是將建筑工程項目管理理論、管理思想、管理經驗、政策法規、企業文化等在組織管理運用的各種因素通過計算機技術固化的軟件。是可以在工程項目管理上幫助我們規范項目管理流程、提高項目管理效率、增加項目成功率的軟件工具。這種項目管理軟件工具貴在應用，這種應用既包含了會使用、會操作的層面，也包含了項目管理軟件本身對企業、對個人的要求和效用。
在研發多項目管理中，一個要點就是人力資源在多項目間的管理和分配。首先是要形成資源池，資源沒有在項目中的時候需要回到資源池，資源池對所有項目是共享的，這是資源能夠在多項目間進行平衡調整和分配的基礎。同時我們還需要關注資源的使用周期，個人任務粒度到周是比較合適的，即先管理到資源在某周上是否空閑，而不用細化到天。
從管理學基本理解出發，可以認為工作對象的有效完成需要四個方面的管理內容(按管理領域區分)：組織管理、業務管理、職能管理和業績管理。項目同樣是工作對象，同樣需要這四方面的管理，因此，內容體系整體上也包括四個部分：項目組織管理體系、項目業務管理體系、項目職能管理體系和項目業績管理體系。
全方面控制原則包括全員控制和全過程控制。全員控制是指成本控制涉及到所有部門、班組和員工，并與每個人、每個單位的切身利益相關，并不僅僅是經營部門和財務部門的事。項目成本的發生涉及到項目的每一個過程和每一個環節，并且在不同的階段有著不同的要點。
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